Comment conduire une réunion efficacement ?

Vous êtes chef d'entreprise, ou chef du personnel, porteur de projet ou simplement au bureau d'une association ? Quel que soit votre secteur d'activité il vous faudra souvent savoir conduire une réunion efficacement pour mener à bien vos projets.

Les réunions sont aujourd'hui incontournables au cours du processus de prises de décisions, d'information et de communication dans n'importe quelle entreprise, publique ou privée. Pour qu’elles soient toujours plus constructives et efficaces, il sera indispensable de bien maîtriser les outils et techniques d’organisation, de collecte des informations et du suivi, mais aussi d’éviter quelques erreurs.

Conduire une réunion efficacement, c'est avant tout la préparer efficacement :

  • On ne peut pas conduire une réunion efficacement si on ne s'y est pas préparé au préalable. Il ne s'agit pas du fond ou du propos, mais de la forme qui joue pour une grande part dans le déroulement de cette réunion. Doit elle se faire dans la grande salle de réunion, autour du bureau du patron, dans la cafétéria ou sur la terrasse de l'entreprise, au soleil, à côté du cendrier ? 
  • Il faut également définir tous les thèmes à aborder et préparer stratégiquement la liste des invités ainsi que leurs fonctions (animateur, secrétaire de séance, etc.)
  • Enfin, pour conduire une réunion efficacement il faudra préparer tout le matériel nécessaire à cette réunion. Il s'agit du café, des petits biscuits et des bouteilles d'eau, bien sûr, mais surtout de tous les supports visuels et techniques qui pourraient être utiles, même s'ils ne sont pas utilisés.

Conduire une réunion efficacement dans son déroulement :

  • Votre réunion sera efficace si vous vous y êtes préparé. Mais cela ne fait pas tout et durant son déroulement il faut savoir réagir au mieux. Le président de séance, ou l'animateur, c'est à dire celui qui doit conduire une réunion efficacement, doit gérer principalement les débordements, les temps de paroles et recentrer les hors sujets. 
  • Il doit bien faire attention à ce que la réunion ne s'éternise pas ou ne s'engage pas trop en détails dans un sujet en laissant de côté les autres. Il doit également prendre des notes, en plus du secrétaire de séance, pour suivre l'évolution et pourquoi pas proposer de nouveaux sujets de débats non abordés ou au contraire pour faire une réponse en renvoyant à ce qui a été dit quelques minutes plus tôt. Ces notes lui serviront également à faire un bilan de conclusion de la réunion. C'est souvent sur cette dernière note que les participants se quitte. C'est donc un point essentiel à ne pas négliger pour que votre réunion soit la plus efficace possible. 
  • N'oubliez pas non plus que de temps en temps, il est bon de faire des réunions festives, des "pots", pour fédérer une équipe et pour éliminer la pression. Contrairement à ce qu'on pourrait imaginer, ces réunions sont hautement productives.

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